RESERVERINGEN

De module Reserveringen ondersteunt het gehele reserveringsproces op professionele wijze. Deze module is zodanig ontworpen dat nieuwe reserveringen snel ingevoerd kunnen worden. Dankzij de uitgebreide controles die de software uitvoert, kunnen geen essentiële zaken worden vergeten. Zowel eenvoudige reserveringen, zoals het reserveren van een vergaderruimte, als uitgebreide arrangementen met een programma of draaiboek, worden met deze module beheerd.

OFFERTES

Automatisch worden prachtige offertes opgesteld. Volledig in uw huisstijl én voorzien van foto’s en sfeerimpressies.

OPERATIONELE LIJSTEN

Diverse lijsten, zoals draaiboeken voor de eventmanager of productielijsten voor de keuken of cateraar, worden voor u gegenereerd. Ook inkooplijsten voor externe leveranciers of last-minute wijzigingen voor uw medewerkers zijn eenvoudig op te roepen.

MAATWERK

Smart Event Manager kiest voor een flexibele aanpak. U kunt offertes voor unieke bijeenkomsten op maat samenstellen, of u kiest voor standaard reserveringen, die gebaseerd zijn op een veelvoorkomend programma. Ongeacht de methode die u kiest, het reserveringssysteem biedt altijd ruimte voor aanpassing.

TARIEFGROEPEN

U kunt verschillende tariefgroepen voor specifieke opdrachtgevers en klanten hanteren, bijvoorbeeld voor culturele of commerciële verhuringen. Ook kunt u standaard kortingen toepassen of werken met staffelprijzen. De software berekent voor uw klant automatisch de juiste prijs. Óók als uw klant online reserveert.

BRUTOWINSTMARGE

De software bewaakt voor u de brutowinstmarge van uw reservering, nog voordat u de offerte aan de klant verstuurt. Zo heeft u zekerheid over uw marge, ook als u maatwerk levert.

FACTURATIESCHEMA

Eenvoudig berekent u aanbetalingen of stelt u eindfacturen op, met vooraf ingestelde betaaltermijnen. Op het juiste moment worden de facturen klaargezet en kunt u deze versturen.

CAPACITEITSCONTROLE

De beschikbare capaciteit van uw zalen, activiteiten of andere voorzieningen wordt automatisch gecontroleerd. De capaciteitscontrole biedt geavanceerde instellingen, zodat u deze precies op uw wensen kunt afstemmen en daarmee optimaal van uw voorzieningen gebruik kunt maken.

EVALUATIES

Uiteraard wilt u weten in hoeverre u aan de wensen van uw klanten voldoet. Smart Event Manager verstuurt een evaluatieverzoek en toont een gepersonaliseerde online vragenlijst, die afhankelijk is van de reservering. Allemaal zonder dat het u tijd kost.

REEKSEN

Terugkerende reserveringen boekt u snel in met reeksen. U kunt deze toevoegen volgens een patroon of met specifieke data. Ook als één datum net even anders is, past u dit snel en eenvoudig aan.

RELATIES

Adequaat relatiebeheer (CRM) vervult een sleutelrol in vrijwel elke organisatie. Met de module Relaties beheert u al uw opdrachtgevers, klanten, leveranciers en medewerkers op een overzichtelijke manier. Met behulp van het relatielogboek bent u altijd volledig geïnformeerd over de activiteiten van uw relaties. Alle in- en uitgaande correspondentie kan worden geregistreerd. Ook informatie-aanvragen, reserveringen en facturen worden automatisch in het logboek geplaatst.

Elke relatie kunt u bovendien toewijzen aan doelgroepen en selecties. Dit leent zich vervolgens uitstekend voor mailings en andere marketingdoeleinden!

CONTACTPERSONEN

Vaak communiceert u met verschillende contactpersonen van hetzelfde bedrijf. Smart Event Manager maakt het mogelijk om al deze verschillende contacten tot één relatie te combineren.

REGELMATIG CONTACT

Voor succesvol relatiebeheer zijn regelmatige contactmomenten essentieel. Smart Event Manager herinnert u hieraan met behulp van acties. Zodra het tijd is om een prospect na te bellen, geeft de software een seintje. In het logboek van de relatie kunt u bovendien nog even nalezen wat u de vorige keer besproken heeft.

MOBILE APP

Ook als u onderweg bent, kunt u alle contactgegevens van uw relaties direct vinden. De handige Smart Event Manager app voor iOS, Android en Windows Phone biedt u dit inzicht.

Meer over de Mobile App

ATTENDERINGEN

Zijn er aandachtspunten specifiek voor een relatie? Eenvoudig legt u attenderingen vast die automatisch naar voren komen, zodra u voor die relatie een nieuwe reservering of factuur invoert. Zo weet u zeker dat u geen afspraken vergeet na te komen.

PRIJSBELEID

Met Smart Event Manager kunt u verschillende tarieven hanteren voor bijvoorbeeld culturele of commerciële instellingen. Zodra u voor een klant een reservering invoert, bepaalt het systeem voor u de juiste prijs.

MEERTALIGHEID

Smart Event Manager is volledig meertalig. U geeft bij een relatie aan in welke taal u deze wilt benaderen, waarna alle correspondentie automatisch in deze taal plaatsvindt. Het reserveringssysteem biedt hiervoor een handige onderhoudsfunctie voor het beheren van alle vertalingen.

POSTADRESVERIFICATIE

Typefoutjes in straatnamen worden voorkomen. U voert simpelweg de postcode en het huisnummer in en de software vult de straat en plaatsnaam. Voert u zelf een adres in dat niet klopt? Dan krijgt u hiervan direct een melding.

MAILINGEN VERZENDEN

Met Smart Event Manager stelt u snel en efficiënt adressenbestanden samen voor CRM- en marketingdoeleinden. Zo kunt u relaties selecteren aan de hand van doelgroepen of onderwerpen waarover zij het afgelopen jaar informatie hebben aangevraagd. U kunt hen direct mailen of de gegevens exporteren, zodat u een extern mailingsysteem kunt gebruiken.

IMPORTEREN RELATIEGEGEVENS

Uw huidige relatiebestand bevat waardevolle informatie. Uiteraard kunnen deze gegevens worden geïmporteerd in Smart Event Manager.

FACTUREN

De financiële afhandeling van alle reserveringen kunt u met behulp van deze module efficiënt organiseren. Deze module bewaakt voor u de volledigheid van facturering. De afspraken die bij de reservering gemaakt zijn, worden automatisch overgenomen op de factuur. De opbrengsten kunnen op verschillende wijzen geboekt worden. Het debiteurenbeheer en het registreren van betalingen is snel en eenvoudig georganiseerd.

AANBETALINGEN

Zodra een reservering definitief is, wordt deze klaargezet voor de facturatie. Te verzenden aanbetalingsfacturen komen op het juiste moment naar voren en kunnen snel worden verstuurd.

TURFLIJSTEN

Voor het registreren van drankjes op nacalculatie is de digitale turflijst beschikbaar. De turflijst is onder andere te gebruiken op tablets en smartphones. Ook kan Smart Event Manager worden gekoppeld aan uw kassasysteem. Zodoende bent u ervan verzekerd dat de eindfactuur altijd volledig is.

COLLECTIEF FACTUREREN

Wil u in één keer een groep relaties een factuur sturen? Bijvoorbeeld voor lidmaatschappen? De functie Collectief Factureren maakt dit wel heel eenvoudig. U stelt de factuur samen en selecteert de gewenste relaties. Vervolgens worden alle facturen gegenereerd en verstuurd. Eenvoudig en tijdsbesparend.

DEBITEURBEHEER

Voor een gezonde bedrijfsvoering is het van belang dat u het debiteurbeheer goed uitvoert. Smart Event Manager helpt u daarbij. In één oogopslag ziet u de openstaande facturen en registreert u de betalingen. Ook bij aanmanen helpt de reserveringssoftware u. Verstuur in één keer de juiste herinnerings-e-mail voor de openstaande facturen.

KOPPELINGEN

De volledige facturen en debiteurgegevens kunnen naar de boekhoudsoftware worden geëxporteerd. U hoeft de facturen dus niet meer handmatig over te nemen. Alle gegevens worden direct juist verwerkt naar grootboekrekeningen, kostenplaatsen en kostendragers.

Meer over koppelingen

MEERDERE BV’S

Bestaat uw organisatie intern uit meerdere BV’s? Smart Event Manager is hiervoor volledig geschikt. Financiële stromen worden gescheiden, factuurnummers in aparte ranges uitgetrokken en de gegevens worden keurig per BV aan de boekhouding aangeleverd.

PERSONEELSPLANNING

De slimme Roostermodule denkt met u mee. Aan de hand van de aanwezige reserveringen maakt Smart Event Manager een voorstel voor het benodigd aantal medewerkers en de taken die uitgevoerd moeten worden. Hierbij wordt rekening gehouden met het aantal gasten en de activiteiten die zijn gekozen. Met de handige roosterfunctie plant u eenvoudig de medewerkers en houdt u rekening met hun vaardigheden en beschikbaarheid.

TAKEN

Zijn er voor de uitvoering van een activiteit gespecialiseerde medewerkers nodig? Bijvoorbeeld een gids of instructeur? De software geeft bij specifieke taken overzichtelijk de juiste medewerkers weer ten behoeve van de indeling. 

SCENARIO'S

Niet alle taken of in te plannen medewerkers zijn reserveringsafhankelijk. In Smart Event Manager voegt u deze taken eenvoudig toe met behulp van scenario’s. Voor een doordeweekse dag, het weekend of een vakantieperiode stelt u eenvoudig verschillende scenario’s samen.

CONTROLES

Dankzij de slimme controles verzekert u zich dat het rooster volledig is. Zijn last-minute wijzigingen doorgevoerd, waardoor u meer of juist minder medewerkers nodig heeft? De reserveringssoftware attendeert u hierop zodat uw rooster altijd optimaal is.

ONLINE ROOSTERS

Uw medewerkers kunnen online inloggen om te zien op welke taken ze zijn ingedeeld. Ook kunnen ze zelf hun beschikbaarheid aangeven en de toegewezen taken bevestigen. Zo bespaart u veel tijd in de communicatie met uw personeel!

NOTIFICATIES

Bij wijzigingen in reeds gemaakte roosters, worden u en uw medewerkers hiervan op de hoogte gesteld door notificaties. Bijvoorbeeld als de starttijd wijzigt of een reservering wordt geannuleerd.

INSCHRIJVINGEN

Taken kunt u openzetten voor inschrijvingen. Uw medewerkers kunnen dan online zelf aangeven welke taken ze graag willen uitvoeren, rekening houdend met hun vaardigheden. Uiteindelijk bepaalt u welke medewerkers de taak krijgen toegewezen.

MANAGEMENT INFORMATIE

Het analyseren van de bedrijfsvoering wordt met deze module zeer eenvoudig. Met behulp van flexibele selectiecriteria toont Smart Event Manager direct de gevraagde gegevens in een tabel, grafiek of cirkeldiagram. Zo kunt u bijvoorbeeld de omzetontwikkeling vanuit verschillende perspectieven controleren, evenals het bezettingspercentage of de brutowinstmarge.

TARGETS

U legt de targets vast voor de totale omzet, gespecificeerd per accountmanager of bijvoorbeeld gescheiden op verkoopgroepen zoals zaalhuur of catering. Of u dit nu voor het komende jaar wilt bepalen of ten opzichte van het vorige jaar wilt vergelijken, u legt uw targets zelf vast.

DASHBOARD

Aan de hand van meters en grafieken ziet u met het dashboard in één oogopslag in hoeverre u vooraf gedefinieerde targets heeft bereikt. Vanuit diverse invalshoeken kunt u informatie weergeven, bijvoorbeeld het aantal reserveringen in verhouding tot de gemiddelde besteding per persoon.

OMZETONTWIKKELING

Analyseer eenvoudig de omzet van optionele en definitieve reserveringen die u voor de komende maanden in portefeuille heeft. Maar ook gefactureerde omzet geeft u eenvoudig weer, bijvoorbeeld uitgesplitst per verkoopgroep, accountmanager of type evenement.

BRUTOWINSTMARGE

Een goede controle op de brutowinstmarge is belangrijk. Met Smart Event Manager kunt u nog voordat u de offerte verstuurt de brutowinstmarge controleren. Ook kunt u achteraf analyses uitvoeren, bijvoorbeeld op de brutowinstmarge per reservering of per maand.

EVALUATIES

Controleer in hoeverre u aan de verwachtingen van uw klanten voldoet door de verschillende evaluatierapportages. Via een automatisch verzonden e-mail worden uw opdrachtgevers verzocht een persoonlijk online evaluatieformulier in te vullen. In de module Management informatie kunt u deze cijfers onder andere per maand vergelijken.

RAPPORTEN OP MAAT

Heeft u specifieke wensen waarvoor geen standaard analyses mogelijk zijn? Dan maken wij graag rapporten op maat voor u. Zolang de gegevens in Smart Event Manager worden vastgelegd, kan hier in elke gewenste vorm over worden gerapporteerd!

Maatwerkrapport aanvragen

INFORMATIE-AANVRAGEN

Het versturen van persoonlijke informatiedocumenten is vaak een tijdrovende maar noodzakelijke klus. Zo moeten de informatie-documenten of e-mails worden geschreven, de juiste documentatie samengesteld en mag u vooral niet vergeten na enkele dagen na te bellen. Met Smart Event Manager verstuurt u binnen één minuut gepersonaliseerde informatie. Bovendien herinnert het reserveringssysteem u aan het bellen van de prospect.

LOGBOEK RELATIE

Alle contacten die u met relaties heeft gehad, worden automatisch in het logboek bijgehouden. Zo kunt u alle informatie nog even bekijken, voordat u begint met bellen.

KOPPELING AANVRAAGFORMULIER

Een online aanvraagformulier kan gekoppeld worden aan Smart Event Manager. U hoeft contactgegevens van de relatie niet meer over te typen en alle informatie is direct in het reserveringssysteem beschikbaar.

MEERTALIG

Alle correspondentie die u naar uw relaties stuurt, kan in meerdere talen worden opgesteld. Vervolgens hoeft u bij een relatie alleen nog de juiste taal te selecteren, waarna alle e-mails, brieven en documenten in die taal worden verzonden.