Smart Event Manager - De-Maassilo-buitenkant-gebouw

Succesverhaal

De Maassilo

De Maassilo aan de Rotterdamse Maashaven is een meer dan 100 jaar oude Graansilo omgetoverd tot eventlocatie. Rauw, industrieel en puur zijn de woorden die evenementenlocatie Maassilo in Rotterdam het beste omschrijven. De Maassilo was namelijk nog tot de jaren negentig in gebruik als Graansilo. De geschiedenis voel je overal en maakt de locatie uniek. Voordat er evenementen georganiseerd konden worden diende deze eerst nog flink verbouwd te worden. Uitganspunt bij deze verbouwing was het behoud van zoveel mogelijk authentieke details en industriële uitstraling. Industriëler dan de Maassilo is bijna niet mogelijk, maar ondanks deze rauwe omlijsting is de locatie voorzien van alle hedendaagse faciliteiten zoals verwarming, ventilatie, podia, (bewegend) licht en audiovisuele techniek. De locatie beschikt over eigen personeel dat het evenement van A tot Z kan verzorgen.

Uitdaging

Vóór Covid-19 werden offertes gemaakt in Excel, draaiboeken in Word en werden contracten los verstuurd. Iedere keer opnieuw moesten al deze gegevens ingevuld en aangepast worden. Fouten maken is op deze manier een stuk makkelijker, wat soms zorgde voor een gebrek aan overzicht en productiviteit. Tijdens de lockdowns zijn we daarom gaan kijken of er een programma beschikbaar was die deze handelingen konden versimpelen. Na onderzoek van verschillende reserveringssystemen zijn we toen uitgekomen bij Smart Event Manager.

Smart Event Manager - binnenkant-maasssilo

Doelstellingen

Onze ambities waren onder andere om processen te versnellen en daarmee kostbare tijd te besparen. Daarnaast willen we de kwaliteit van onze data verbeteren. SEM biedt de mogelijkheid om standaard reserveringen in het programma te zetten, waardoor je niet iedere keer alles opnieuw hoeft in te voeren. Wat een hoop tijd bespaart. Het is daarnaast overzichtelijk wanneer een offerte gestuurd is en of de klant de offerte heeft geaccordeerd. Afspraken die zijn gemaakt met de klant kunnen bij de reservering vermeld worden en is daardoor ook direct bekend. Facturen kunnen na afloop van een evenement sneller worden verzonden. De verzonden facturen hoeven door de koppeling met ons boekhoudprogramma niet meer handmatig ingevoerd te worden en betalingen worden ook weer direct teruggekoppeld aan SEM.

Begeleiding

Het implementatieproces van SEM is zeer goed en voorspoedig verlopen. We hebben meerdere sessies per week gehad. Na iedere sessie ontvingen wij een checklist met de punten die waren behandeld en wat we zelf konden doen om het systeem verder aan te vullen. Hadden we in de tussentijds vragen dan was de helpdesk altijd goed bereikbaar om te helpen. Inmiddels zijn we gestart met SEM en lopen we soms nog tegen wat punten aan, maar een omschakeling naar een nieuw systeem kost tijd en de helpdesk kan ons daar altijd bij helpen.

Namens Maassilo, Nathalie van der Linden

Onze meest recente succesverhalen