Reserveringen
Boekingssysteem
Alle reserveringen kun je professioneel beheren in ons boekingssysteem. Nieuwe reserveringen kunnen snel worden ingevoerd en verwerkt. Dankzij de uitgebreide controles in de software vergeet je nooit meer bepaalde taken voor een reservering uit te voeren. Ons boekingssysteem is geschikt voor uiteenlopende reserveringen. Je kunt hierbij denken aan het verhuren van een vergaderruimte tot een uitgebreid bedrijfsfeest waarvoor je externe partijen moet inhuren. Je kunt alles regelen via het boekingssysteem
Waarom Smart Event Manager
Mogelijkheden met het boekingssysteem
Offerte
Heb je een offerteaanvraag ontvangen? In ons boekingssysteem kun je deze snel verwerken. Automatisch wordt er een offerte in het systeem opgesteld. Deze wordt volledig opgemaakt in jouw eigen huisstijl. Eventueel kunnen er sfeerimpressies bij de offerte gevoegd worden. Jouw klant heeft op deze manier direct een beeld van de mogelijkheden bij jouw offerte.
Operationele lijsten
Voor de uitvoering van een evenement zijn verschillende operationele lijsten nodig. Via het boekingssysteem maak je direct draaiboeken voor de partymanager, productielijsten voor de keuken of de bediening en inkooplijsten voor diverse leveranciers. Worden er last minute wijzigingen doorgevoerd? Dan worden de lijsten direct gewijzigd, zodat elke medewerker altijd op de hoogte is van de actuele afspraken.
Maatwerk
Heeft jouw klant geen standaard wensen? Ons boekingssysteem ondersteunt dit volledig zodat je een offerte op maat kunt uitbrengen. Zo kun je een arrangement op maat samenstellen of zelfs een product aanbieden specifiek voor één klant. Uiteraard kun je een offerte ook handmatig aanpassen of extra wensen toevoegen.
Tariefgroepen
Wellicht hanteer je verschillende tarieven voor culturele klanten, scholen of vaste relaties. Of geef je aan bepaalde klanten bijvoorbeeld staffelkorting als ze meerdere dagdelen een ruimte bij u huren. Deze prijzen kun je in het boekingssysteem instellen. De software berekent zo automatisch de juiste prijs. Zelfs als jouw klant online een ruimte reserveert.
Brutowinstmarge
Wil je direct weten hoeveel winst je verwacht te maken op een boeking? Het boekingssysteem berekent de brutowinstmarge direct voor je! Ook wordt de gewenste marge weergegeven en de berekende advies verkoopprijs. Het boekingssysteem berekent dit zelfs als je de klant op maat bedient.
Facturatie
Bereken je voor een evenement een aanbetaling of worden er verbruiken op nacalculatie berekend? Het boekingssysteem kan de facturen klaarzetten, zodat jedeze direct kunt versturen. Dat bespaart tijd een verzekert je ervan dat je geen zaken vergeet te factureren.
Capaciteitscontrole
Het boekingssysteem houdt bij een reservering niet alleen automatisch rekening met de capaciteit en vrije ruimtes; het controleert ook direct of de ruimte nog beschikbaar is. Dankzij de geavanceerde instellingen van de capaciteitscontrole kun je jouw klanten eenvoudig op maat bedienen. Hierbij wordt optimaal gebruik gemaakt van de beschikbare capaciteit op jouw locatie.
Evaluatie
Natuurlijk wil je graag aan de wensen van de klant voldoen. Na afloop van het evenement verstuurt het boekingssysteem automatisch een evaluatieverzoek. Eventueel kun je de vragenlijst extra personaliseren met vragen voor specifieke producten die de klant heeft afgenomen. Dit gaat geheel automatisch en kost je op deze manier helemaal geen tijd. Het boekingssysteem regelt zelf de evaluatie en je kunt de resultaten direct bekijken.
Reeks
Sommige boekingen komen regelmatig terug. Bijvoorbeeld een vergadering die elke eerste maandag van de maand plaatsvindt. Zo’n patroon kun je toepassen waarna alle reserveringen in één keer worden aangemaakt. Mocht één van de reserveringen in de reeks afwijkend zijn dan kun je dit eenvoudig weer aanpassen.
Succesverhalen
Met 20 jaar ervaring en meer dan 1000 organisaties in Nederland die met ons werken, zijn wij een grote speler in software voor evenementenorganisaties.
SEM standaardiseert veel. Hierdoor is het maken van fouten bijna niet meer mogelijk. Daar waar een offerte voor een simpele vergadering normaliter een uur tijd kostte, is dit teruggebracht in een proces waarbij je de offerte binnen 10 minuten naar de klant kan sturen. Het is duidelijk welke afspraken gemaakt zijn met de klant omdat je bij de reservering makkelijk alle informatie kwijt kan. De overdracht vanuit sales naar de uitvoerende afdelingen is hierdoor ook veel completer en overzichtelijker.
Vera van Leeuwen
Sales-/accountmanager Breepark
Neem contact met ons op
Wil je meer weten over hoe Smart Event Manager jouw reserveringsproces kan optimaliseren en vereenvoudigen? Neem dan nu contact met ons op voor een vrijblijvende demonstratie en ontdek hoe onze reserveringsfunctionaliteit jouw organisatie kan helpen tijd en geld te besparen, terwijl je tegelijkertijd de klanttevredenheid verhoogt. Wacht niet langer en verbeter jouw reserveringsproces met Smart Event Manager!
